« Salesforce rassemble toutes mes notes au même endroit, ce qui me permet de consacrer plus de temps à bâtir des relations de qualité et à parler davantage aux gens. »
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Anne-Marie DayDirectrice générale, Fondation Famille Léger |
Fondations privées
Petite équipe et grande générosité de la Fondation Famille Léger
Client
Depuis son démarrage en 2017, cette fondation privée a généreusement versé plus de 27 millions de dollars de dons. Ce qui peut surprendre, c’est que la gestion et l’octroi des fonds reposent sur seulement deux personnes.
Situation
L’agilité et la facilité de communication de sa petite équipe ont longtemps permis à la Fondation de gérer son programme de dons grâce à de simples (et pas si simples) chiffriers Excel. Jusqu’à ce que les demandes de dons se multiplient et que le suivi des dossiers se complexifie.
« Au début, le volume de demandes était modeste et nous étions surtout connus par le bouche-à-oreille, explique Anne-Marie Day, directrice générale à la Fondation Famille Léger. Mais plus les organismes recevaient des dons, plus ils en parlaient. Les demandes ont explosé jusqu’à devenir difficiles à gérer. »
Anne-Marie Day a sollicité son réseau professionnel afin d’obtenir des références de fournisseurs technologiques. Son choix s’est arrêté sur Una Buro, qui lui proposait une configuration sur mesure de Salesforce. « Notre trésorière s’inquiétait que ce soit trop gros et trop dispendieux, explique Anne-Marie. J’étais pourtant convaincue de sa pertinence, puisque la fondation qui m’en a parlé n’emploie elle aussi que deux personnes. » Les coûts d’implantation et de soutien technique après la réalisation du projet étaient d’ailleurs comparables à ceux des autres propositions reçues.
Défi
L’objectif était simple : soutenir la Fondation Famille Léger à l’aide d’une solution de gestion de dons robuste, mais facile d’utilisation. D’ailleurs, la jeune fondation n’avait jusqu’alors qu’une petite quantité de données à migrer, ce qui a simplifié une étape souvent critique.
Face aux immenses possibilités qu’offre l’écosystème Salesforce, Una Buro s’est concentré sur :
- Bien cerner les besoins uniques
- Configurer uniquement les fonctionnalités les plus pertinentes
- Former l’équipe afin que celle-ci devienne autonome
Solution
Una Buro a intégré et personnalisé Salesforce Grantmaking, jetant les bases d’une plateforme évolutive capable de :
- Centraliser les communications auprès des organismes et des personnes-ressources
- Gérer le cycle complet des subventions, de la demande initiale à l’octroi, puis au paiement
- Générer des rapports et des tableaux de bord en temps réel
- Assurer la conformité, notamment quant au quota de l’Agence du revenu du Canada
Résultats
Génération d’une fiche standardisée pour chaque organisme
L’information est produite à partir d’un formulaire en ligne, ce qui permet de gagner du temps et de prévenir les erreurs de retranscription manuelle.
Génération d’une fiche standardisée pour chaque organisme
L’information est produite à partir d’un formulaire en ligne, ce qui permet de gagner du temps et de prévenir les erreurs de retranscription manuelle.
Plus de temps pour approfondir les relations
L’accès centralisé aux courriels et aux notes d’appel facilite les suivis, par exemple lorsque des individus changent d’organisation.
Même si les besoins immédiats de la Fondation sont comblés, Anne-Marie Day est rassurée de savoir que le système pourra évoluer, par exemple en communiquant directement avec le système de comptabilité ou d’autres logiciels. « Souvent, les fondations en démarrage et les OBNL commencent avec une petite solution très simple… puis se retrouvent coincés lorsque la réglementation change ou qu’il faudrait ajouter de nouvelles fonctionnalités », observe Julia Khon, présidente et fondatrice d’Una Buro.
C’est surtout une question de vision, de diligence et de savoir s’entourer d’experts.
« Salesforce, c’est un terrain de jeu immense. Mais on n’est pas obligé de tout utiliser. On peut définir son carré de sable et tout de même bénéficier d’une solution robuste, évolutive et exemplaire en matière de conformité et de cybersécurité. »
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Julia KhonPrésidente et fondatrice d’Una Buro |