« Adopter une solution bien établie comme Salesforce nous apparaissait comme le meilleur moyen de réduire notre dépendance technologique et de nous assurer d’un système pérenne. »
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Marie-Claire LachanceDirectrice générale, Fondation Sibylla Hesse |
Fondations privées
Fondation Sibylla Hesse : quand efficacité et autonomie vont de pair
Client
L’œuvre de Mme Hesse soutient des organismes de bienfaisance d’une variété de secteurs, plus particulièrement la maladie et la recherche, la condition des jeunes et des aînés, la lutte contre la pauvreté, de même que les arts et la culture.
La fondatrice et des membres de sa famille immédiate siègent au conseil d’administration, tandis que deux personnes seulement veillent aux opérations quotidiennes.
Situation
À son arrivée, en 2020, la directrice générale Marie-Claire Lachance a vite constaté que les processus en place dataient. Les demandes de dons étaient acheminées par courrier et il y avait beaucoup de papier. Même après un timide virage numérique, la gestion des courriels et des PDF restait un travail laborieux.
Une solution intérimaire de portail client s’est avérée peu concluante. Le logiciel de gestion montrait, quant à lui, des signes de désuétude; impossible pour deux utilisatrices de s’y connecter simultanément sans provoquer des conflits de version. « C’était un outil puissant avec lequel j’étais familière, mais pour lequel il y avait très peu de soutien », explique Marie-Claire Lachance.
La directrice générale a questionné son réseau professionnel sur les solutions utilisées, allant jusqu’à préparer un tableau comparatif. Salesforce se démarquait des autres solutions davantage axées sur la sollicitation (ce dont la Fondation n’avait pas besoin) par l’ampleur de son adoption. « Je voulais m’assurer qu’en cas de problème ou si je devais m’absenter, il serait facile d’obtenir du soutien », ajoute Marie-Claire Lachance.
Una Buro lui a été chaudement recommandée comme partenaire d’implantation par un pair.
Défi
Una Buro s’est donc concentré sur :
- Privilégier des fonctionnalités robustes et durables à long terme, sans complexité superflue
- Prioriser la configuration des rapports personnalisés, une étape qui occasionne souvent des défis
- Investir des efforts importants dans les coulisses (backend) afin d’offrir une expérience utilisateur fluide et épurée
- Développer l’autonomie de l’équipe grâce à de la formation
Solution
Una Buro a implanté et adapté une version de Salesforce —surnommée « la Matrice » par l’équipe — pouvant :
- Gérer le cycle complet des demandes de dons, de la demande initiale au dépôt final, en respectant le processus de validation en plusieurs étapes propre à la Fondation
- Centraliser les renseignements et automatiser certaines communications grâce à des flux de travail personnalisés
- Générer des rapports d’impact et tableaux de bord
- Offrir un portail de demandes facile d’utilisation
Résultats
75 % moins de temps requis pour traiter chaque demande
Les formulaires en ligne et la centralisation des données simplifient le traitement des demandes et préviennent les erreurs de transcription.
75 % moins de temps requis pour traiter chaque demande
Les formulaires en ligne et la centralisation des données simplifient le traitement des demandes et préviennent les erreurs de transcription.
Seulement 20 heures de soutien technique demandé lors de la 2e année suivant l’implantation
Cette mesure bien en deçà des besoins typiques pour un tel projet, reflète le haut niveau d’autonomie atteint par la Fondation quant à l’utilisation du logiciel en peu de temps.
Une démonstration que même en philanthropie, l’efficacité repose souvent sur des systèmes bien conçus plutôt que sur la complexité.
« On a formé l’équipe de la Fondation Sibylla Hesse, elle s’est pleinement investie dans la réussite projet et a déployé tous les efforts requis, si bien qu’aujourd’hui, elle n’a plus besoin de nous. Si toutes les organisations étaient aussi disciplinées et bien structurées, la transformation numérique du Québec se ferait avec beaucoup plus d’efficacité. »
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Julia KhonPrésidente et fondatrice d’Una Buro |