« Notre ancien système de gestion des dons était tellement limité que son utilisation représentait un défi constant. Tout semblait compliqué dès le départ. »
« Même avec un échéancier serré, l’équipe d’Una Buro a su nous proposer des solutions adaptées aux paramètres du mandat. Nous avons adoré notre collaboration — nous pouvions compter sur eux à tout moment. »
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Kate BrayleyDirectrice des opérations, Fondation Chamandy |
Fondations privées
Fondation Chamandy : des dons plus rapides, sans couper les coins ronds
Client
Depuis sa création en 2015, la Fondation a soutenu diverses initiatives axées sur le logement, la santé, le mieux-être, l’éducation et l’engagement envers la collectivité. Elle verse entre quatre et cinq millions de dollars par an. Comme de nombreuses fondations familiales, elle fonctionne grâce à une petite équipe de quatre personnes.
Situation
Depuis 2020, la Fondation Chamandy utilisait un logiciel commercial de gestion des dons. Celui-ci fonctionnait plutôt bien pour la gestion des demandes, la budgétisation et la production de rapports, mais ne prenait pas en charge les lettres d’intention et n’offrait pas une expérience utilisateur entièrement bilingue.
« L’interface n’était disponible qu’en anglais ; nous devions donc rendre tous nos formulaires bilingues, se souvient Kate Brayley, directrice des opérations à la Fondation. Les questions étaient donc très longues et les formulaires, surchargés. »
Alors que la Fondation explorait d’autres solutions, Kate Brayley a consulté ses pairs du secteur philanthropique; Salesforce lui est apparu comme la recommandation numéro un. « Ma principale inquiétude était que, comme Salesforce offre tellement de possibilités, je pouvais difficilement m’imaginer à quoi ressemblerait le produit final, explique-t-elle. Plusieurs collègues m’ont dit qu’Una Buro était le seul partenaire à envisager sérieusement et de leur faire pleinement confiance à ce sujet. »
Défi
Pour respecter ce court délai, Una Buro s’est concentré sur :
- Garder le rythme grâce à une approche itérative aux progrès rapides
- Collaborer étroitement avec le client lors de deux sessions de travail par semaine
- Contrôler la personnalisation autant que possible en s’appuyant plutôt sur des fonctionnalités éprouvées, celles-ci pouvant être déployées rapidement et mises à jour à moindre coût
Solution
Una Buro a implanté Salesforce Nonprofit Cloud for Grantmaking, en configurant la plateforme pour :
- Automatiser les communications courantes tout en préservant l’approche personnalisée de la Fondation
- Prendre en charge un processus de demande de subvention en deux étapes, de l’examen de la proposition à la demande complète
- Offrir des formulaires en anglais et en français comme options distinctes, avec la possibilité d’ajouter des langues supplémentaires à l’avenir
- Générer des tableaux de bord en temps réel et des rapports personnalisés, conformes aux pratiques courantes de la Fondation
Résultats
Les formulaires en ligne ont permis de gagner plus de 10 heures par semaine
Les demandes initiales sont automatiquement converties en profils standardisés plutôt que recopiées manuellement à partir des lettres d’intention.
Les formulaires en ligne ont permis de gagner plus de 10 heures par semaine
Les demandes initiales sont automatiquement converties en profils standardisés plutôt que recopiées manuellement à partir des lettres d’intention.
S’attaquer
aux priorités longtemps mises de côté
L’équipe de la Fondation a enfin pu se concentrer sur des initiatives organisationnelles qui avaient été délaissées depuis deux ans, grâce à la collecte de données et au gain de temps qu’a apporté l’automatisation.
Un projet qui aurait normalement pris près d’un an a été réalisé en moins de la moitié du délai habituel, sans nuire à la qualité. « Ç’aurait été impossible sans un engagement aussi fort de la part du client, explique Mitchell Swailes, architecte en chef et associé chez Una Buro. C’est ce qui rend notre travail avec de petites équipes soudées si efficace : elles sont très réactives et profondément engagées dans la réussite du projet. »
Le projet a aussi demandé la rigueur de se concentrer sur les fonctionnalités essentielles, les moins critiques ayant été reportées pour le moment.
« Nous pensons que toute organisation qui œuvre pour le bien de nos communautés mérite d’avoir accès aux mêmes outils et aux mêmes infrastructures de qualité que n’importe quelle grande institution », déclare Mitchell Swailes.
En travaillant efficacement, avec les bons partenaires et en gardant un objectif clair en tête, même les petites équipes d’OBNL peuvent bénéficier des technologies de haut niveau afin d’amplifier les retombées de leurs efforts.
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Mitchell SwailesArchitecte en chef et associé, Una Buro |